Pérennité / Risques liés à la mise en oeuvre d’un progiciel de gestion intégré

Le déploiement d’un progiciel de gestion intégré ne saurait être motivé par le désir de suivre une mode, ou par la culpabilité de ne pas le faire, mais par la volonté d’atteindre les buts que nous avons énumérés précédemment. Pour cela, l’intégration des fonctionnalités du progiciel sous l’aspect de la logique, doit impérativement être accompagnée par une intégration équivalente, cohérente et adaptée des processus et des comportements, c’est-à-dire de l’organisation.

Le choix d’un progiciel adapté qui présente des garanties de pérennité acceptables est une condition nécessaire, mais elle n’est pas suffisante. C’est un choix purement technique qui est compatible avec une analyse rationnelle. De plus, il fait abstraction de toutes les difficultés qui se présenteront au cours de la phase de mise en oeuvre. Celles-ci sont liées aux aléas et aux contraintes qui sont le fait du fonctionnement normal d’une entreprise, ainsi qu’aux réactions des utilisateurs face au changement. C’est pourquoi, les risques associés aux choix du progiciel sont nettement plus faibles (ou plus facilement maîtrisables) que ceux concernant la mise en oeuvre.

Il n’est pas dans notre intention de détailler ici cette question. Toutefois, nous rappellerons quelques règles utiles :

• L’historique et l’identité de l’entreprise doivent être respectées.
• Tous les acteurs doivent être associés au projet afin qu’ils acquièrent un langage commun et s’approprient l’outil.
• La planification et le choix de la stratégie de déploiement constituent un point sensible. Ils doivent être établis en veillant à ne pas perturber la marche de l’entreprise au quotidien.
• Le paramétrage nécessite des études préalables qui ne devront pas être sacrifiées sous prétexte de coller au planning à tout prix. Il doit intégrer une vision à long terme.
• Enfin, la formation ne doit pas juste consister à fournir à chaque utilisateur une ration de « séquences de touches » correspondant strictement au besoin de sa tâche. Le but premier de la formation est de motiver les utilisateurs et de faire évoluer la culture d’entreprise. Pour ce faire, les utilisateurs doivent assimiler les principes de fonctionnement du système, en débordant en amont et en aval le cadre restreint de leur poste.

Pour toutes ces questions, ce sont la compétence, l’expérience, le savoir-faire et la pédagogie du chef de mission, ainsi que la motivation et la disponibilité du personnel et de l’équipe projet, qui seront déterminants. Le problème relève davantage de la gestion des ressources humaines que du simple achat de biens et de services. Comme précédemment, le formalisme ou la taille de l’intégrateur ne fournissent aucune garantie quant aux risques liés à la mise en oeuvre. Seul un rapport de partenariat dans un climat de confiance vous permettra d’atteindre les buts visés.