KTIS Document Access

KDA est le système de gestion documentaire orienté métier permettant d'intégrer totalement l'aspect gestion classique et incontournable de l'ERP et la gestion documentaire au sens large depuis les documents Word jusqu'au contenu multimédia.

Ce système reprend les fonctions de base d'une GED classique:

• stockage,
• recherche multi-critères,
• diffusion de document,

mais avec une contrainte forte: l'intégration totale aux processus métiers.

L'objectif étant de fournir aux utilisateurs de l'ERP (bureau d'étude, ordonnancement, méthode, ventes, achats, qualité, contrôle de gestion, production,... ) un accès direct aux documents de la base documentaire globale de l'entreprise, ceux-ci se rapportant aux "objets de gestion" de l'entreprise (ex: gamme de fabrication, client, poste de charge ...). Il en résulte une recherche facilitée et une meilleure diffusion des documents à tous les acteurs concernés. Et ce, grâce à l'emploi d'un référentiel commun à tous les services: celui de l'ERP.

Ce haut niveau d'intégration permet la génération dynamique de documents composites, synthèses entre la base de donnée structurée de l'ERP, et des éléments de la base documentaire (fichiers images, film, documents pdf, ...).

Dans le cas de KDA, l'intégration avec le système de gestion métier de l'entreprise s'effectue aux trois niveaux que sont:

• l'interface utilisateur (ou IHM, GUI, ...),
• les programmes de gestion,
• les concepts fondateurs du système de gestion industrielle,

les avantages de cette architecture sont présentés dans le tableau suivant:

Niveau d'intégration	Avantages pour l'utilisateur
interface utilisateur	Accès rapide et direct aux documents. Convialité et simplicité d'utilisation. Il n'est pas nécessaire d'apprendre le maniement d'un nouveau progiciel.
programmes de gestion	Accès contextuel aux documents selon le processus métier concerné. La recherche documentaire "hérite" automatiquement des fonctions de recherche et d'analyse de l'ERP, bien connue des utilisateurs. Référentiel unique: il est inutile de mettre en place des procédures redondantes propre à la gestion documentaire pour les aspects multi-environnements, multi-langues, sécurité / confidentialité, workflow, groupware, ...
concepts du système de gestion intégré	Minimisation des erreurs d'appréciation dans le classement des documents. Cohérence de la base documentaire avec l'organisation des processus commerciaux et industriels. Economie de la phase de définition de la stratégie de classement des documents.

Traditionnellement, les systèmes de gestion documentaire (GEIDE) fournissent un cadre de classement (en definissant des dossiers) permettant un accès sélectif aux documents, mais en général, il s'agit d'une application pas ou peu intégrée au coeur du système d'information. Cette situation peut engendrer un décalage entre le formalisme "métier" de l'ERP et celui de l'index de la GEIDE qui a deux conséquences:

• perte de temps dans les prises de décision relatives au classement des documents,
• manque de pertinence du classement par rapport aux problématiques métiers ( gérées par l'ERP ) .

Cependant, malgré le handicap de la non intégration à l'ERP, certains systèmes de gestion documentaire fournissent des outils spécifiques qui peuvent s'avérer utiles voire indispensables dans des cas précis. A cette fin, le système d'indexation des liens documentaires de KDA est multi-sources, permettant ainsi la consultation via KDA de documents en provenance d'autres bases documentaires (ex: CAO) via les protocoles de transfert de fichiers standards.

L'ERP est aujourd'hui au coeur de l'entreprise industrielle en intégrant l'ensemble du processus depuis la gestion commerciale jusqu'à l'expédition des produits finis. Celui-ci centralise pour traiter plus efficacement toutes les données structurées telles que des coûts, des dates, des codes... Ce cadre fortement structuré est la clé de l'efficacité des ERP: en fournissant à tous les acteurs des données standardisées et cohérentes, il permet l'émergence d'un langage commun, évitant ainsi la plupart des erreurs et pertes de temps. Mais dans le cas d'une entreprise réelle, soumise aux aléas de l'environnement économique, un système ultra rigide peut être à l'origine d'une perte de réactivité. C'est pourquoi dès le début des années 90, KTIS a été doté d'une base de données texte pour gérer des informations complémentaires de façon plus souple, tout en restant dans le cadre de l'ERP.

Avec la présentation de la version béta de KTIS Document Access (KDA), un nouveau pas est franchi en mettant l'ERP au coeur de la gestion documentaire, permettant ainsi de rattacher n'importe quel document à un processus de gestion. KDA permet d'accéder de façon centralisée et contextuelle, depuis l'interface utilisateur de KTIS, à toutes les sources de documents de l'entreprise (base CAO, CFAO, GED, serveur de fichier, ...).

• totalement intégré à l'ERP KTIS, tant au niveau des processus de traitement qu'au niveau de l'interface utilisateur,
• interface en mode web permettant le partage de fichiers sur tous les postes clients avec une configuration standard,
• tous les outils de recherche, d'analyse, de filtrage, ... actifs sur les éléments de gestions de l'ERP sont directement utilisables pour les recherches documentaires,
• association de contenu multimédia aux éléments de gestion (illustration de référence article, plan, film décrivant les opérations de gamme, document qualité, plaquette commerciale, ...)
• e-business: possibilité d'interfaçage (standard XML/XSL) avec un site web commercial pour la présentation de contenu multimédia technique, (exemple d'utilisation: description et illustration des options-variantes),
• sécurité / traçabilité: toutes les informations relatives à l'utilisateur, au contexte de gestion sont contrôllées et stockées dans le SGBD,
• technologie ouverte XML / XSL / Java Servlet.

• Multi-sources documentaires (Base CAO, GED, serveur de fichier, HTTP, FTP, SGBD, ...)
• Génération dynamique et automatique de documents composites (fiche article, gamme de fabrication, nomenclature, option-variantes, ...)
• Possibilité de redéfinir entièrement le look & feel des documents générés pour s'intégrer à votre portail intranet, extranet, e-business.
• Exportation des documents au format XML, facilitant l'interfaçage avec d'autres systèmes.
• Multi-environnements.
• Multi-langues.